5 passos que vão triplicar sua produtividade no trabalho

22 jun 5 passos que vão triplicar sua produtividade no trabalho

*Por Kenneth Corrêa

Aposto que todos os dias você acessa seus e-mails pessoais e do trabalho, com frequência olha o calendário, também as notas do seu celular, mas sente que tudo está uma bagunça, certo?

Closeup image of notepad with pen.

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Pensando em melhorar sua vida e te ajudar a utilizar esses apps que são padrões em qualquer smartphone, seja ele Android, iOS ou Windows, com mais produtividade e eficiência, trouxemos algumas dicas de uma metodologia criada pelo consultor e instrutor em produtividade americano, David Allen, que se chama Getting Things Done, ou em tradução livre algo como “fazendo acontecer”, mais conhecida como GTD.

E você vai se perguntar: mas o que isso tem a ver com o e-mail, o calendário e o bloco de notas? Esses aplicativos básicos já permitem que você trabalhe com produtividade, o que falta é um método. E é isso que será listado abaixo em um passo a passo que construímos com a colaboração do diretor de tecnologia do Grupo WTW, Kenneth Corrêa, que utiliza esta metodologia há 6 anos.

1º) Determine: o que é urgente e o que é importante?

A separação deve ser feita de maneira clara. Existem as atividades que são urgentes, que precisam ser feitas agora; e as que são importantes, mas não urgentes, e que precisa ser feitas, porque são, de fato, relevantes. Priorize o que é importante! Essa é a diferença entre quem bate as metas pessoais ou não. O urgente é sedutor, pois sempre tem horário para acabar (e geralmente) logo. Mas se fizermos sempre apenas o urgente (conhecido como “apagar incêndio”), terminaremos o ano sem ter nada feito. O que é importante precisa estar agendado, como compromissos mesmo. Você precisa parar para fazer, por mais difícil e/ou demorado que seja e por mais coisas urgentes que estejam aparecendo. Esta primeira dica já melhora suas chances de bater suas metas!

2º) Pare de procrastinar!

Se você tem alguma tarefa que demora menos de 2 minutos, faça agora (independente de ser urgente ou importante). Deixar para depois não vale a pena, pois ela vai lhe tomar mais tempo ao entrar no processo de organizar, agendar e lembrar-se de fazer depois. Esta dica economiza horas de uma semana!

3º) Separe suas tarefas dos seus compromissos, já!

Entenda que uma tarefa é algo que precisa ser feito e sempre tem um prazo de entrega e compromisso é algo agendado que tem data e hora para começar e terminar. Faz a diferença no momento de arrumar sua agenda com seus compromissos e tarefas.

4º) Uma ferramenta basta!

Se você está usando mais de uma ferramenta para organizar as tarefas e mais de uma para os compromissos, você está na verdade desorganizado!

Centralizar tudo apenas em um local, como, por exemplo, o e-mail para tarefas e o calendário para compromissos, ajuda a saber exatamente qual é a próxima atividade a ser executada, evita que você se planeje para realizar duas coisas simultaneamente e, ao mesmo tempo, impede a procrastinação ou atrasos pelo fato da informação ficar perdida ou difícil de ser encontrada.

5º) Inbox zerada!

As funções deletar e arquivar do e-mail não estão disponíveis à toa. Ou seja, pode usar à vontade e sem medo. A regra é não deixar e-mail nenhum na caixa de entrada, apenas os não lidos. Os que forem inúteis devem ser deletados e os que forem úteis devem ser arquivados separados em pastas de acordo com o assunto, para ajudar a encontrar no futuro.

*Kenneth Corrêa é diretor de tecnologia do Grupo WTW(80 20 Marketeria Digital, Gestão Ativa Soluções Web, SuperBiz e Compet), empresa full service nacional focada em performance. Este artigo foi publicado anteriormente no portal Carreira&Sucesso da Catho.

 

Fonte: Dicas Profissionais